Case

Ordning och reda viktigt för Skid-VM i Falun 2015

Skid-VM i Falun 2015 var ett evenemang som krävde stora förberedelser och noggrannhet. Bakom tävlingarna stod bolaget Skid-VM i Falun 2015 AB, ett företag som har valt Grant Thorntons tjänst Webbkontoret för att hantera sin redovisning och ekonomi.

Bild: Sven von Holst, VM-general

Tävlingarna gick av stapeln den 18 februari till den 1 mars 2015. Då samlades världseliten inom längdskidor, backhoppning och nordisk kombination i Falun. Att planera inför tävlingarna var minst sagt ett omfattande arbete som långt ifrån bara avgjordes av vädergudarna.

Förutom allt det praktiska som spår, hoppbackar och andra anläggningar, skulle bolagets interna organisation fungera till 100 procent. Ett led i det arbetet var att ha ett beprövat ekonomisystem. Innan Skid-VM i Falun 2015 AB bestämde sig för Grant Thorntons lösning Webbkontoret, utvärderades olika alternativ mot varandra.

– Vi ville inte bygga upp en alltför stor intern administration. Ett viktigt mål var att få till stånd en kostnadseffektiv och trygg lösning. Vi ville dels ha hjälp med att sköta den löpande redovisningen, dels ha tillgång till ett stabilt och prisvärt webbaserat program, berättar Sven von Holst, vd för Skid-VM i Falun 2015.

Snabb hantering genom en inloggning
I korthet innebär Webbkontoret att företag enkelt kan sköta alla sina företagsekonomiska ärenden genom en inloggning på Webbkontoret.

– För mig som ofta är på resande fot är det otroligt smidigt att kunna logga in på Webbkontoret för att till exempel attestera fakturor eller ta del av rapporter. Om jag har glömt mitt bank-id är det ändå enkelt att logga in i systemet med en engångskod som jag får skickad till min mobil, säger Sven von Holst.

Tidsbesparande lösning
För Skid-VM i Falun 2015 AB varierar antalet leverantörsfakturor kraftigt. Under vissa perioder kommer många fakturor som följs av lugnare perioder, allt beroende på vilka engagemang bolaget har på gång.

En av många tjänster i Webbkontoret är Elektronisk fakturahantering, EFH. När en leverantör skickar en faktura till bolaget scannas fakturan hos en scanningpartner. Därefter skickas fakturan digitalt in i EFH-systemet och kommer till den person som enligt attestordningen ska attestera fakturan. På så sätt har en rad arbetsmoment – som exempelvis postöppning, kopiering, ankomstregistrering – eliminerats i och med att fakturan går direkt till den person som ska attestera. Fakturan arkiveras sedan digitalt.

– För oss har det här systemet sparat otroligt mycket tid och dessutom har vi fått bra kontroll. Alla fakturor kommer till företaget digitalt och därmed kan de inte heller försvinna. Attestordningen fungerar riktigt smidigt. Fakturan hamnar automatiskt hos den person som har befogenhet att attestera fakturan, säger Stefan Carlsson ekonomicontroller vid Skid-VM i Falun 2015 AB och fortsätter:

– Systemet bidrar automatiskt till att vi har ordning och reda på vår ekonomi.

Automatiska SMS ger full kontroll
Bolaget Skid-VM i Falun 2015 AB har lagt ut stora delar av det praktiska ekonomiarbetet på Grant Thornton. När man loggar in på Webbkontoret finns alla ärenden som ska hanteras i en ärendelista. I dokumentarkivet ligger dokumentationen kring företaget.

– Trots att vi inte själva hanterar det löpande ekonomiarbetet så har vi full kontroll. Så fort det finns något att ta tag i, som att till exempel skriva under en momsdeklaration, får jag automatiskt ett SMS till min telefon. Webbkontoret är en av flera viktiga förklaringar till att arbetet med VM har gått så bra, berättar Stefan Carlsson.