Att få se sitt namn på löpsedlarna i samband med oegentligheter är det nog inga organisationer som önskar. Genom att ha ett visselblåsarsystem på plats kan du minska risken för att detta händer. Undersökningar visar nämligen att organisationer som saknar processer för rapportering ofta har ett stort mörkertal av överträdelser och riskerar att missa många oegentligheter som sedan kan blåsa upp.
Om det däremot finns ett välfungerande visselblåsarsystem med alla rutiner och processer på plats skapas förutsättningar för att eventuella problem tidigt tas om hand. Det är till stor del vad den nya lagen för visselblåsare handlar om.
- Även mindre företag som inte direkt omfattas av lagen har fördelar av en visselblåsarfunktion då många oegentligheter och missförhållanden upptäcks genom tips. Det är lättare att minimera skadan och åtgärda problem om det upptäcks i ett tidigt skede, säger Amanda Landqvist.
Amanda Landqvist, utredningsspecialist på Grant Thornton.
Även om det oftast är en medarbetare som upptäcker att något är fel så inträffar det att även andra som av olika anledningar kommer i kontakt med organisationen kan se saker som verkar konstiga.
- Därför är det bra att den nya lagen riktar sig till en bredare krets av människor runt ett företag som även de kan rapportera om oegentligheter. Ju fler som kan rapportera desto mer kan upptäckas och därmed hanteras, säger Amanda Landqvist.
De som misstänker ett missförhållande vill ofta företaget väl, men de vill inte själva hamna i blåsväder och kan därför dra sig för att rapportera en misstänkt oegentlighet.
- Om det däremot finns en kanal som ger skydd och anonymitet ökar chansen att tipsaren vänder sig dit. Ju tidigare en oegentlighet kommer fram desto mindre blir risken för skada till följd av bristen och det blir lättare att åtgärda problemet, säger Amanda Landqvist.
- Det är viktigt att ledningen kommunicerar att visselblåsarsystemet finns och att de själva föregår med gott exempel. Uppmuntra gärna medarbetare att hellre rapportera en gång för mycket så att de förstår att det är viktigt att agera och på så sätt minimera risken för att felet eskalerar och blir större.
Amanda Landqvist råder även alla organisationer att implementera en tydlig uppförandekod med riktlinjer kring hur de anställda förväntas agera i olika situationer. Här kan det finnas exempel som tydliggör när de anställda kan använda sig av visselblåsarfunktionen.
- Uppförandekoden ska ses som en förlängning av företagets kärnvärden. Koppla den gärna till internationella standarder. Det ger tyngd åt koden, säger Amanda Landqvist och tillägger:
- De företag som implementerar en visselblåsarfunktion får de anställda att känna sig trygga med att berätta saker. Det kan leda till ett bättre samarbete mellan styrelse, ledningsgrupp och medarbetare och på så sätt bidra till en verklig förändring och ett hållbart näringsliv. Det är tillsammans som vi bli bättre - både som individer och företag.
Fyra tips för att komma i gång med visselblåsarfunktionen:1 Börja i god tid - både med den tekniska implementationen och med att förbereda medarbetare. 2. Gör en behovsanalys - etablera en funktion snarare än en lösning. Utse medarbetare med tydliga roller och ansvar. 3. Sätt upp principer för hur ärenden ska rapporteras och hanteras. 4. Uppföljning - Vad kan ni göra för att skydda företaget från att oegentligheten ska upprepas igen? |
I ett webbinarium från den 28 september berättar Grant Thorntons utredningsspecialist Amanda Landqvist och hållbarhetsspecialist Maral Myrh vad du bör tänka på när den nya lagen gällande visselblåsning träder i kraft i december 2021. Webbinariet kan ses i sin helhet i efterhand nedan.
Visselblåsardirektivet – viktigt att veta när den nya lagen träder i kraft
Du kan även ladda ner vår visselblåsarguide för mer information och råd och tips kring hur du går vidare.
