Nyhet

Utredning av visselblåsarärenden

Amanda Landqvist Amanda Landqvist

En undersökning av Association of Certified Fraud Examiners* visar att 50% av inkomna visselblåsarrapporter leder till ett behov av vidare utredning. Detta indikerar att företag som idag inte har en visselblåsarfunktion kan ha ett stort mörkertal av överträdelser som inte utreds. Amanda Landqvist, auktoriserad revisor och Certified Fraud Examiner, menar att man har mycket att vinna på en god beredskap och en strukturerad process.

Det är ofta svårt att avgöra substans och sanningshalt i inkomna rapporter och ibland berörs ett flertal aspekter av brott mot interna och externa regler samtidigt. En väl förankrad beredskapsplan underlättar i det läget för organisationen att agera på lämpligt sätt inom rimlig tid. Beredskapsplanen bör tydliggöra vilka åtgärder som ska vidtas och vilka roller inom organisationen som ska involveras. Den bör även vara i linje med övriga styrande dokument inom organisationen. Amanda Landqvist vill också slå ett slag för användarperspektivet:

- Det är viktigt att tänka på att oegentligheter på arbetsplatsen kan ta sig olika uttryck och kan kräva olika åtgärder, så därför bör en alltför detaljerad och komplicerad beredskapsplan undvikas.

Inledande skede

När en misstänkt oegentlighet har rapporterats in via organisationens visselblåsarfunktion är det viktigt att agera snabbt. Om det finns grund för misstankarna så är en effektiv hantering av ärendet avgörande för att man ska kunna minimera eventuell ekonomisk förlust, säkra bevis samt med kort varsel kunna kontrollera organisationens tillgångar och kartlägga händelseförlopp.

- Det inledande skedet av utredningen inkluderar bland annat informationsinsamling, säkring av konton och behörigheter, inhämtning av vittnesmål samt åtgärder för att förhindra att potentiella bevis förstörs, säger Amanda Landqvist.

Amanda Landqvist

Amanda Landqvist

Intern eller extern specialist?

Många organisationer väljer att anlita en extern specialist för att hantera utredningar av misstänkta oegentligheter. Andra väljer att tillsätta en intern arbetsgrupp bestående av olika nyckelroller. Beroende på ärendets karaktär kan även en oberoende part inkluderas i en intern utredning för att bistå med specialistkunskap. Att en objektiv hantering säkerställs kan medföra en trygghet för de inblandade. En extern utredningsspecialist bör ha tekniska forensiska verktyg för att på ett säkert, diskret och effektivt sätt kunna inhämta och analysera strukturerad data (såsom bokföring och transaktioner) och ostrukturerad data (såsom dokument, ljudfiler och e-post). En extern part bör även med hjälp av tydliga rutiner, specifika verktyg och kompetens kunna säkerställa att all kommunikation och överföring av information och data sker säkert och konfidentiellt enligt gällande lagar och etiska regler.

Förebyggande effekt

En utredning som genomförs antingen internt eller genom att anlita en extern oberoende specialist kan ha en positiv effekt på organisationens förtroendekapital, då det signalerar att frågor om oegentligheter och oetiskt beteende tas på allvar.  Risken att oegentligheter upptäcks kan upplevas högre om organisationen väljer att utreda de anmälningar som kommer in, vilket i sin tur kan ha en förebyggande effekt.

- Det är mer effektivt och mindre resurskrävande att arbeta förebyggande mot oegentligheter än att försöka upptäcka och kartlägga dem i efterhand, avslutar Amanda Landqvist.

Så hanterar du EU:s visselblåsardirektiv - ladda ner vår guide

*ACFE Report to the nations, 2018 global study on occupational fraud and abuse

Läs även

Fyra anledningar att införa ett visselblåsarsystem

Så planeras ett visselblåsarsystem

Ärendehantering i visselblåsarsystem

 


Få de senaste nyheterna paketerade i ett mejl     

Prenumerera på våra nyhetsbrev