Nyhet

Ärendehantering i visselblåsarsystem

Magnus Giese Magnus Giese

Enligt det svenska lagförslaget ställs ett antal krav på hantering av inrapporterade händelser i en visselblåsarfunktion. Ett kriterium är att ärendena ska hanteras utan dröjsmål och av person med relevant kompetens och erfarenhet. En del är också att hanteringen ska vara oberoende, något som är viktigt för att bygga förtroende för funktionen säger Magnus Giese, Head of Forensic på Grant Thornton. Bland annat visar en undersökning genomförd av WhistleB* att kunskap och expertis i teamet som hanterar ärenden är en av de viktigaste komponenterna för att känna förtroende för visselblåsarfunktionen.

Beredskap

Organisationen behöver ha en beredskap att ta emot och hantera ärenden som kommer in via organisationens visselblåsarsystem inom viss tid. Om tidigare genomförd behovsanalys identifierat behov av att kunna rapportera på flera språk så bör det finnas en beredskap och funktion på plats för detta. Grant Thornton kan som oberoende specialist hantera hela eller delar av er visselblåsarfunktion såsom bevakning och beredskap för ärenden och dess hantering även internationellt.

Hantering

En bedömning behöver göras av om det som rapporteras är ett ärende för visselblåsarfunktionen eller inte. Det kan även underlätta om de rapporterade ärendena kategoriseras enligt typ av överträdelse så som exempelvis misstänkt intressekonflikt, arbetsmiljöbrott eller korruption. Visselblåsarsystem kan medge anonym kommunikation med visselblåsaren och det kan vara aktuellt att ha kontakt med uppgiftslämnaren för att ta reda på mer information. Mottagaren behöver göra en bedömning av ärendets inriktning och eventuella behov av specialistkompetens.

Magnus Geise

Magnus Giese

Rapportering

Bedömning av det rapporterade ärendet bör leda till en rekommendation av åtgärd, hur organisationen ska ta ärendet vidare, såsom förslag till fortsatt utredning.

Information om inkommande ärenden bör regelbundet sammanställas och rapporteras till den roll eller funktion som utsetts som ansvarig för visselblåsarfunktionen. Det är värdefullt att funktionen upprätthåller en överblick av ärenden och status för att hantera potentiella risker men också för att organisationen ska ha möjlighet att fånga upp förbättringsområden. Även visselblåsaren bör ingå som mottagare av återrapportering i hur ärendet hanteras.

Dokumentation

Ett bra visselblåsarsystem ger en effektiv och diskret hantering av känsliga ärenden. Det är viktigt att ärenden och dess hantering samt beslut dokumenteras på ett säkert sätt så att inte uppgifter läcker till obehöriga och att personuppgifter skyddas. Det underlättar också om dokumentation sker på ett konsekvent sätt för uppföljning och för att upprätthålla en effektiv process.

Ladda ner vår Visselblåsarguide

* WhistleB annual customer study on organisational whistleblowing 2019

Läs även

Fem anledningar att införa ett visselblåsarsystem

Så planeras ett visselblåsarsystem

Utredning av visselblåsarärenden


Få de senaste nyheterna paketerade i ett mejl     

Prenumerera på våra nyhetsbrev