Nyhet

Ärendehantering i visselblåsarsystem

Magnus Giese Magnus Giese

Enligt ett nytt EU-direktiv ställs ett antal krav på hanteringen av inrapporterade händelser i en visselblåsarfunktion. Ett av dessa kriterium är att ärendena ska hanteras utan dröjsmål och av en person med relevant kompetens och erfarenhet. Magnus Giese, Head of Forensic på Grant Thornton, delar råd och tips om hur man kan gå till väga.

En viktig faktor för att bygga förtroende för en visselblåsarfunktion är, enligt Magnus Giese, att hanteringen får vara oberoende. Kompetensen är också avgörande. Enligt en undersökning genomförd av WhistleB* är kunskap och expertis kring ärendehanteringen en av de viktigaste komponenterna för att skapa förtroende för processen. För att förbereda och bygga upp en säker ärendehantering kan man följa fyra steg.

Beredskap

Organisationen behöver bygga en beredskap för att kunna ta emot och hantera ärenden inom en viss tid. Om en tidigare genomförd behovsanalys identifierat behov av att kunna rapportera på flera språk så bör det också finnas en beredskap och funktion på plats för detta.

Hantering

Det behövs löpande bedömningar av om det som rapporteras är ärenden för visselblåsarfunktionen eller inte. Det kan även underlätta om det som rapporteras in kategoriseras enligt typ av överträdelse; så som exempelvis misstänkt intressekonflikt, arbetsmiljöbrott eller korruption. Som mottagare måste man också bedöma ärendets inriktning och om det föreligger eventuella behov av specialistkompetens. Då kan det vara bra att ha möjligheten att få kompletterande information.

- Via ett visselblåsarsystem kan man kommunicera anonymt med visselblåsaren som då utan att behöva röja sin identitet kan ge en fördjupad bild, säger Magnus Giese.

Magnus Geise

Magnus Giese

Rapportering

Bedömningen av det rapporterade ärendet bör sedan leda till en rekommendation om åtgärd, hur organisationen ska ta ärendet vidare. Det kan till exempel vara ett förslag om fortsatt utredning.

Information om inkommande ärenden bör regelbundet sammanställas och rapporteras till den roll eller instans som utsetts som ansvarig för visselblåsarfunktionen. Magnus Giese pekar på flera bra anledningar till detta.

- Det är värdefullt med en överblick över ärenden och status för att hantera potentiella risker men också för att organisationen ska ha möjlighet att fånga upp förbättringsområden. Även visselblåsaren bör ingå som mottagare av återrapportering i hur ärendet hanteras.

Dokumentation

Ett bra visselblåsarsystem ger en effektiv och diskret hantering av känsliga ärenden. Det är viktigt att ärenden och dess hantering samt beslut dokumenteras på ett säkert sätt så att inte uppgifter läcker till obehöriga och att personuppgifter skyddas. Det underlättar också om dokumentation sker på ett konsekvent sätt för uppföljning och för att upprätthålla en effektiv process.

Så hanterar du EU:s visselblåsardirektiv - ladda ner vår guide

* WhistleB annual customer study on organisational whistleblowing 2019

Läs även

Fyra anledningar att införa ett visselblåsarsystem

Så planeras ett visselblåsarsystem

Utredning av visselblåsarärenden


Få de senaste nyheterna paketerade i ett mejl     

Prenumerera på våra nyhetsbrev