En budget kan användas som en prognos eller målbild för hur året eller den valda perioden kommer att gå. Den bör visa hur mycket intäkter och kostnader den ideella organisationen kommer att ha och kunna användas som underlag vid beslutsfattande samt uppföljning.
– En del kanske tänker att budgetarbete är ett tidskrävande extramoment som inte ger så mycket – året kommer ändå gå som det går. Budgetarbete är dels ett bra verktyg för att reflektera över verksamheten och ett kvitto på att du har koll på vad som händer i organisationen. Rapportering och uppföljning under året och vid årets slut blir också lättare om det finns en budget att utgå från, säger Fredrik Schwerin auktoriserad redovisningskonsult specialiserad inom ideell sektor.
Många ideella organisationer behöva jobba med att uppfylla vissa specifika nyckeltal. Det kan till exempel vara Svensk Insamlingskontrolls nyckeltal till rapportpaketet, skattemässiga krav som Verksamhetskravet och Fullföljdskravet, eller andra nyckeltal valda av styrelsen utifrån verksamhet och intressenter.
I tuffare tider är det ännu viktigare med budgetar, inte minst kostnadsbudgetar. Det måste gå runt för organisationens överlevnad.
Vi bestämde oss för att ta reda på mer om framtidens nyckeltal. Det resulterade i en undersökning med svar från närmare 500 beslutsfattare. Ta del av resultatet från undersökningen.
– Mitt råd är att börja med sådant du känner till. Vad brukar hända? Vad vet du kommer att hända? Vad är troligt kommer att hända? En budget kan utgå från en minimum-nivå vad siffrorna behöver bli, en ambitiös nivå och målbild om var ni tror att ni kan lyckas med under det kommande året, eller något däremellan, säger Fredrik Schwerin, auktoriserad redovisningskonsult med lång erfarenhet av redovisning och rådgivning inom ideella sektorn.
En budget utgår alltså från omvärlden och organisationens riktning och mål. Samla så mycket information ni kan från omgivningen och involvera gärna medarbetarna, både för att de ska vara medvetna om budgeten, men att de också sitter på värdefull kunskap om verksamheten.
Det finns många verktyg och program för budget och uppföljning. Välj ett användarvänligt och lättöverskådligt verktyg för att spara både tid och resurser. Det är viktigt att inte skynda igenom budgetarbete. Ju mer ordentligt budgetarbetet görs i början, desto mer nytta kommer ni ha av den sen vid uppföljning, rapportering och utvärdering.
Budgettips #1Budget kan vara andra nyckeltal än de klassiskt finansiella som till exempel intäkter, personalkostnader och resultat. Har ni prioriterade mål för resor, sjukfrånvaro, elförbrukning etcetera., sätt upp mätbara mål och lägg in dem i budgeten. |
Jobba löpande med budgeten under året, följ upp och stäm av avvikelser.
Se till att ha löpande uppföljning som rapporteras till styrelsen och uppdatera ert agerande på en gång när läget har förändrats. När läget har förändrats är det bra att ha en reservplan redo (ta gärna fram reservplanen under framtagandet av budgeten).
– Har någon del av verksamheten blivit mycket dyrare än vad ni hade budgeterat för? Klarar ni då fortfarande nyckeltalen eller behöver ni justera verksamheten och hur ska ni då prioritera? avslutar Fredrik Schwerin.
Budgettips #2Om ni plötsligt fått in mycket mer inkomster än vad ni hade räknat med är det bra att ha en reservplan på aktiviteter som gör att ni fortfarande klarar Svensk Insamlingskontrolls krav och det skattemässiga fullföljdskravet. |
Med vårt nyhetsbrev Target får du varje månad aktuella nyheter likt denna, tips från våra experter och information om kommande evenemang. Vi vill bidra till att ditt företag växer och utvecklas.
