Tips och råd

Budgeten - ett viktigt verktyg för ideella organisationer

Med:
insight featured image
2023 har varit ett utmanade år för många ideella organisationer med höga räntor, hög inflation och stora kostnadsökningar. Giva Sveriges senaste kvartalsrapport visar dessutom på ett minskat givande. Då blir det extra viktigt att arbeta aktivt med sin budget, ha regelbundna uppföljningar under hela året, och inte minst en reservplan för hur verksamheten kan ställas om när det inte blir som planerat.
Innehåll

Varför har man en budget?

En budget kan användas som en prognos eller målbild för hur året eller den valda perioden kommer att gå. Den bör visa hur mycket intäkter och kostnader den ideella organisationen kommer att ha och kunna användas som underlag vid beslutsfattande samt uppföljning.

– En del kanske tänker att budgetarbete är ett tidskrävande extramoment som inte ger så mycket – året kommer ändå gå som det går. Budgetarbete är dels ett bra verktyg för att reflektera över verksamheten och ett kvitto på att du har koll på vad som händer i organisationen. Rapportering och uppföljning under året och vid årets slut blir också lättare om det finns en budget att utgå från, säger Emma Nordin, auktoriserad redovisningskonsult specialiserad inom ideell sektor.

Bidrag och gåvor minskar - så håller du koll på ekonomin
Tips!

Bidrag och gåvor minskar - så håller du koll på ekonomin

Läs denna artikel

Många ideella organisationer behöva jobba med att uppfylla vissa specifika nyckeltal. Det kan till exempel vara Svensk Insamlingskontrolls nyckeltal till rapportpaketet, skattemässiga krav som Verksamhetskravet och Fullföljdskravet, eller andra nyckeltal valda av styrelsen utifrån verksamhet och intressenter.

Emma Nordin , Auktoriserad redovisningskonsult
De nyckeltal som är aktuella för organisationen borde vara en del av budgeten och vara en genomgående del av bokföringen. Använd gärna projekt och kostnadsställe eller liknande dimensioner för att kunna ta fram rapporter för nyckeltal. Budget behöver alltså inte vara exakta siffror utan också uttryckas i procent, till exempel ”85 procent av inkomsterna ska användas till att uppfylla föreningen allmännyttiga syfte”.

I tuffare tider är det ännu viktigare med budgetar, inte minst kostnadsbudgetar. Det måste gå runt för organisationens överlevnad.

Hur gör man en budget?

– Mitt råd är att börja med sådant du känner till. Vad brukar hända? Vad vet du kommer att hända? Vad är troligt kommer att hända? En budget kan utgå från en minimum-nivå vad siffrorna behöver bli, en ambitiös nivå och målbild om var ni tror att ni kan lyckas med under det kommande året, eller något däremellan, säger Fredrik Schwerin, auktoriserad redovisningskonsult med lång erfarenhet av redovisning och rådgivning inom ideella sektorn.

Ägna tid åt budgetarbetet – det lönar sig
Tips!

Ägna tid åt budgetarbetet – det lönar sig

Läs denna artikel

En budget utgår alltså från omvärlden och organisationens riktning och mål. Samla så mycket information ni kan från omgivningen och involvera gärna medarbetarna, både för att de ska vara medvetna om budgeten, men att de också sitter på värdefull kunskap om verksamheten.

Det finns många verktyg och program för budget och uppföljning. Välj ett användarvänligt och lättöverskådligt verktyg för att spara både tid och resurser. Det är viktigt att inte skynda igenom budgetarbete. Ju mer ordentligt budgetarbetet görs i början, desto mer nytta kommer ni ha av den sen vid uppföljning, rapportering och utvärdering.

Budgettips #1

Budget kan vara andra nyckeltal än de klassiskt finansiella som till exempel intäkter, personalkostnader och resultat. Har ni prioriterade mål för resor, sjukfrånvaro, elförbrukning etcetera., sätt upp mätbara mål och lägg in dem i budgeten.

Uppföljning och reservplan

Jobba löpande med budgeten under året, följ upp och stäm av avvikelser.

Fredrik Schwerin , Auktoriserad redovisningskonsult
Ett bra tips är att ha det som en del i till exempel månadsrapporteringen. Har det blivit som ni tänkt er? Varför/varför inte? Det finns många sätt att göra detta på. Det kan vara en person som har budget- och uppföljningsansvar, eller det kan vara flera personer som alla har budgetansvar för sitt specifika område.

Se till att ha löpande uppföljning som rapporteras till styrelsen och uppdatera ert agerande på en gång när läget har förändrats. När läget har förändrats är det bra att ha en reservplan redo (ta gärna fram reservplanen under framtagandet av budgeten).

– Har någon del av verksamheten blivit mycket dyrare än vad ni hade budgeterat för? Klarar ni då fortfarande nyckeltalen eller behöver ni justera verksamheten och hur ska ni då prioritera? avslutar Emma Nordin.

Budgettips #2

Om ni plötsligt fått in mycket mer inkomster än vad ni hade räknat med är det bra att ha en reservplan på aktiviteter som gör att ni fortfarande klarar Svensk Insamlingskontrolls krav och det skattemässiga fullföljdskravet.

Fördjupa din kunskap: Budget, rapporter och analyser
Tjänster

Fördjupa din kunskap: Budget, rapporter och analyser

Jag vill veta mer

Nyhetsbrev Target

Vill du få nyheterna direkt i din inkorg?

Bli först med att läsa senaste nytt och få värdefulla insikter för ditt företag. Vi bjuder på tips och råd samt inbjudningar till aktuella webbinarier.