Vad innebär det att sitta i en styrelse och vilket ansvar har du som styrelseledamot?
Att bli vald till styrelsen i en förening är ett fint och viktigt uppdrag. Mellan årsmötena, som är föreningens högsta beslutande organ, har styrelsen fullt ansvar för föreningen och för att verka för föreningens ändamål och stadgar. Årsmötet kan genom beslut om verksamhetsinriktning och motioner besluta om en viss riktning som föreningen ska ha under kommande år, men det är styrelsens uppdrag konkretisera och prioritera de beslut som årsmötet tagit, till exempel genom budget och verksamhetsplan. Styrelsens huvuduppgift är att arbeta med de strategiska frågorna och sedan ge uppdrag åt föreningens kansli att verkställa styrelsens beslut.
Hur skiljer sig styrelsearbetet i en ideell förening jämfört med ett aktiebolag? Är det något särskilt som är viktigt för att styrelsearbetet ska fungera?
I ett aktiebolag har styrelsen aktiebolagslagen att ta hänsyn till. För ideella föreningar finns ingen lagstiftning, i stället är det föreningens stadgar och god sed som styr styrelsearbetet. På samma sätt som stadgarna anger föreningens ändamål så begränsar den också vad styrelsen kan göra. En förutsättning för att styrelsen ska kunna utföra sin uppgift är att styrelseledamöterna är väl insatta i föreningens verksamhet, pålästa inför möten och aktivt deltar i styrelsens arbete.
Det är viktigt att nya styrelseledamöter får en god introduktion till styrelsearbetet och att man tidigt sätter förväntningar och definierar ledamöternas roller och ansvar, gärna i en arbetsordning. När detta är gjort bör styrelsen formulera konkreta och mätbara mål för kommande år. Det brukar sägas att det som mäts blir genomfört, men även om allt som vi mäter inte nödvändigtvis utförs så ökar mätbara mål sannolikheten att vi kommer prioritera dessa och det underlättar även för styrelsen i dess utvärdering av sitt arbete.
Kopplat till målen bör styrelsen kartlägga vilka risker som finns i föreningen, till exempel ekonomiska-, verksamhets- och varumärkesrisker. Med utgångspunkt i identifierade risker kan styrelsen arbeta fram en riskhanteringsplan med konkreta åtgärder som kan vidtas om något inträffar.
Jag rekommenderar styrelsen att föra beslutslogg för att få en överblick över fattade beslut och status på dessa. Det kan låta som en självklarhet, men otydliga beslut och bristande uppföljning av fattade beslut försvårar ett framgångsrikt styrelsearbete.
Tips!
Därför ska styrelsen arbeta med riskhantering
Vad är den vanligaste utmaningen i styrelsearbetet?
Min erfarenhet är att de flesta utmaningar i styrelsearbetet kan härledas till otydlig ansvarsfördelning och att man som styrelseledamot inte förstår sin roll. Som jag nämnde är ansvarsfördelningen viktig att hantera, styrelsen har det strategiska ansvaret medan kansliet ansvarar för den operativa verksamheten. Det är inte ovanligt att styrelsen blir för operativ och detaljstyr verksamheten. Det gör att ansvaret för verksamheten blir oklart och för lite tid ägnas åt de strategiska frågorna. Om styrelsen inte är nöjd med kansliets arbete är lösningen inte att styrelsen engagerar sig i de operativa frågorna. Lösningen är att byta verksamhetschef.
En annan orsak till att styrelsearbetet fallerar är att en styrelseledamot inte förstår sin roll och vem ledamoten företräder i sin roll. Det är inte ovanligt att ledamoten tror sig vara en representant för ett geografiskt område eller falang. Som styrelseledamot företräder man hela föreningen och har ett strikt lojalitetskrav mot hela föreningens verksamhet. Lojalitetskravet är inte alltid lätt att acceptera och kan vara utmanande när medlemsviljorna är splittrade, men kan man inte vara lojal mot styrelsens arbete och fattade beslut går det enligt min uppfattning inte att sitta kvar i styrelsen.
Men hur ska styrelsen agera om alla inte är eniga? Menar du att en ledamot måste avgå om det råder oenighet i olika beslut?
Absolut inte, det är bra att diskussioner förs inför beslut, det ökar sannolikheten att styrelsen fattar bra beslut. Ordförande har en viktig roll i att säkerställa god kvalitet på beslutsunderlag och att alla ledamöter får komma till tals. Om man inte kan nå konsensus kan man som styrelseledamot välja att reservera sig mot beslutet eller att inte delta i beslutet. Det är inte minst viktigt ur ett ansvarsperspektiv. Styrelsen är solidariskt ansvarig för fattade beslut och det enda sättet för en ledamot att undvika ansvar är att reservera sig eller inte delta i beslutet. Den rätten får nyttjas och den står inte i kontrast mot lojalitetskravet. Däremot måste fattade beslut respekteras och om man efter att ha reserverat sig väljer att på olika sätt fortsätta verka mot beslutet blir inte styrelsearbetet hållbart. I känsliga frågor kan sekretess aktualiseras, då är det mycket viktigt att information inte sprids utanför styrelserummet.
Vad har du för tips till en nyvald styrelseledamot?
Alltför ofta fokuseras styrelsearbetet på vad som hänt sedan det förra styrelsemötet. Som jag nämnde är uppföljning en viktig del av styrelsens arbete, men vi glömmer ofta att prata framtid och visioner om hur föreningen ska utvecklats på en fem- eller tioårsperiod. Om man i grunden har en tydlig ansvarsfördelning och organisation kan mindre tid läggas på formaliafrågor och mer tid på framtidsfrågor. Som styrelseledamot har du fått ett förtroende att under en begränsad period vårda föreningen, men målsättningen bör alltid vara att kommande styrelse ska överta förvaltningen av en ännu starkare och livskraftig förening. Därför är det viktigt att styrelsen inte glömmer framtidsfrågorna.
Tjänster
Fördjupa din kunskap: Styrelsearbete och styrelseutveckling
Tre tips till styrelsen
- Sätt mätbara och konkreta mål för året
- Kartlägg risker och hur styrelsen ska arbeta för att hantera riskerna
- Ägna minst ett styrelsemöte om året till att fokusera på framtidsfrågor
|
