Månadsskiftet mars/april innebär för de allra flesta företag ett nytt semesterår. Att ha koll på medarbetarnas semesterdagar och alla regler kring semester kan vara både komplicerat och tidskrävande. Här reder Grant Thorntons löneexpert ut vilka fallgroparna kan vara och varför det är viktigt att semesterfrågor hanteras rätt.
Innehåll
Webbinarium
Lönetransparens 2026 – strategisk och praktisk guidning
Det vanligaste är att semesteråret löper från den 1 april till den 31 mars, med föregående år som intjänande år. Som anställd får man alltså nya semesterdagar att nyttja den 1 april och semestern kan tas ut motsvarande period året efter intjänandet. Hos en del företag sammanfaller intjänandeåret och semesteråret. I samband med semesterårsskiftet finns det några saker du som arbetsgivare bör tänka på.
Kontrollera att medarbetarna tagit ut sina 20 lagstadgade semesterdagar
Det första du bör kontrollera är att dina medarbetare har tagit ut de 20 semesterdagar som de minst måste ta ut enligt Semesterlagen. Det är nämligen ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa detta.
Om du låter de anställda spara för många semesterdagar riskerar semesterskulden att bli väldigt hög. Detta beror på att värdet av en semesterdag baseras på aktuell lön hos medarbetaren. Ofta höjs ju lönen varje år och om den anställde får spara fler semesterdagar än vad Semesterlagen tillåter, och kanske även under en längre tid, så riskerar ju även kostnaden för företaget att öka, vilket kan påverka resultatet negativt.
För att undvika att resultatet påverkas negativt är det alltså väldigt viktigt i god tid stämma av att semesterlöneskulden är så korrekt som möjligt vid verksamhetsårets slut.
– Semesterskulden ska spegla kostnaden för intjänad semester och lönekonsulten bör göra en månadsvis bedömning så att en ökning respektive minskning av skulden är rimlig. Det är inte bra om man exempelvis vid ett årsbokslut inser att semesterskulden legat fel, säger Pernilla Broberg, löneexpert på Grant Thornton.
Säkerställ att all frånvaro är korrekt rapporterad
Det är också viktigt att säkerställa att alla typer av frånvaro, som sjukdom, tjänstledighet, föräldraledighet, har rapporterats in på ett korrekt sätt eftersom det påverkar semesterintjänandet. Från och med 2025 gäller nya regler där viss frånvaro ska hanteras i arbetsgivardeklarationen (AGI). Det är därmed viktigare än tidigare att frånvaron hanteras korrekt.
– Glöm inte heller att semesterersättning ska betalas ut även på rörliga löner som provision, påminner Pernilla Broberg.
Semestern ska tas ut i ledighet – inte i pengar
Huvudregeln är att semester främst ska tas ut i ledighet eftersom semester just är till för vila och återhämtning. Ändå får löneexperter på Grant Thornton ofta frågor om det går att betala ut semesterdagar i form av pengar. Enligt Semesterlagen är detta möjligt endast vid tre tillfällen och arbetsgivare som bryter mot detta regelverk riskerar enligt lagen att bli skadeståndsskyldiga.
– Om medarbetaren slutar, arbetsgivaren byter semester- och intjänandeår, eller om den anställde inte har kunnat ta ut sin semester på grund av en lång frånvaroperiod under uttagsåret så kan semesterdagarna betalas ut i form av pengar, Pernilla Broberg.
Fyra vanliga fallgropar inför semesterårsskiftet
Att inte i tid säkerställa att medarbetarna tar ut sina 20 semesterdagar. Detta kan få konsekvenser för lång tid framöver.
Att semesterdagar betalas ut i pengar – detta är bara möjligt i tre specifika fall.
Att inte alla typer av frånvaro rapporteras in på ett korrekt sätt – detta påverkar semesterintjänandet.
Att rörliga löner som provision glöms bort - semesterersättning ska betalas ut även på dessa.
När bör du ta hjälp av en löneexpert?
Om du är osäker på hur semesterreglerna ska tillämpas, eller om ditt företag har komplexa löne- och frånvarostrukturer, kan extern hjälp spara både tid och pengar. Grant Thornton erbjuder stöd inom lönehantering och kan hjälpa dig att säkerställa att allt blir rätt från början.
Tjänster
Vi kan hjälpa er med: Lönehantering och löneadministration för företag
Minst 20 dagar enligt Semesterlagen. Arbetsgivaren ansvarar för att detta sker.
Endast vid avslutad anställning, byte av semester-/intjänandeår eller vid långvarig frånvaro.
Sjukdom, föräldraledighet och tjänstledighet påverkar intjänandet och måste rapporteras korrekt.
Semesterskuld är företagets skuld till de anställda för intjänad men ännu inte uttagen semester. Skulden uppstår när medarbetare tjänar in semesterdagar som inte tas ut under året, och eftersom varje dag har ett ekonomiskt värde ökar företagets kostnad ju fler dagar som sparas.
I dag förväntas controllers och CFO:er leda förändring, hantera AI och dataanalys samt presentera värdeskapande beslutsunderlag. Enligt David Wahlund på Grant Thornton blir rollen alltmer ensam och strategiskt krävande. – Med kombinationen av redovisning, analys och CFO-coachning blir Grant Thornton inte bara ett konkret stöd i vardagen i form av redovisningspartner, utan även ett strategiskt bollplank, säger han.
Från och med den 1 april 2026 kan även muntliga uppgifter som lämnas till Skatteverket kan ligga till grund för skattetillägg om de bedöms vara oriktiga. Tidigare har skattetillägg i praktiken förutsatt att den oriktiga uppgiften lämnats skriftligen. Våra skatterådgivare guidar i vad ändringen innebär i praktiken.
Sedan 1 januari 2026 gäller nya regler för delägare i fåmansföretag. Det är först i deklarationen 2027 som ägare behöver lämna in en K10-blankett enligt de nya reglerna, men redan nu är det hög tid att analysera vilka förändringar som du eller ditt företag eventuellt måste göra redan nu. Vi har samlat de viktigaste punkterna för delägare att ta ställning till.
Med vårt nyhetsbrev Target får du varje månad aktuella nyheter likt denna, tips från våra experter och information om kommande evenemang. Vi vill bidra till att ditt företag växer och utvecklas.
