Se upp för bluffakturor i semestertider

År efter år läser vi rubrikerna om privatpersoner, företag och kommuner som drabbas av bluffakturornas och bedrägeriernas kostnader. Och det är lätt hänt när ett oväntat mejl, telefonsamtal eller en faktura dyker upp, inte minst när kollegorna är borta. Under sommaren, men också vid långhelger som jul och nyår, är det extra viktigt att vara vaksam.

Följ på LinkedIn

Andreas Åslund, Auktoriserad redovisningskonsult

Bedragarna är sluga, och har förstått sårbarheten som uppstår hos företagen under semesterperioderna. Därför är det extra viktigt att lyfta frågan i förväg, för att skapa en medvetenhet och en överenskommelse om hur vi ska agera när en oväntad faktura eller avtal kommer.

Skulle olyckan väl vara framme är det viktigt att alltid bestrida fakturor du inte godkänt eller om du har blivit vilseledd. Det minskar risken för extraavgifter, krav och efterföljande åtgärder.

Så här undviker du att ditt företag eller din organisation drabbas:

1. Fall inte för stress-knepet

   Var alltid misstänksam om något ska gå snabbt. Oftast är själva betalningen en bekräftelse på att du godkänner avtalet, så det är bäst att upptäcka ovanliga fakturor innan du betalar.
   
   

2. Granska nya kontakter

   Det är viktigt att vara extra misstänksam på nya kontakter och kunder. AI har gjort det enkelt att skapa ett professionellt intryck. Kontrollera alltid att bankgironummer stämmer överens med rätt företag. Ställ gärna frågor och gör sökningar på internet innan du går vidare med leveranser eller betalningar. 
   
   

3. Fyra-ögon-princip även under semestertider

   För att minska risken för misstag, se till att minst två personer godkänner kostnader. Undvik att göra utbetalningar under tidspress. För betalningar över ett visst belopp, upprätta rutiner som innebär möjlighet att nå beslutsfattare för extra verifiering. Det kan till exempel vara att kunna ringa tillbaka för godkännande mot en i förväg upprättad kontaktlista.
   
   

4. Var uppmärksam på e-post

   Var observant på avsändarens e-postadress och kontrollera att domänen stämmer överens. När du svarar mejl är det bra att använda funktionen för att vidarebefordra i stället för att klicka på svara. Skriv in eller välj e-postadressen från din kontaktlista till den person som du svarar till. Då undviker du att svara till en falsk e-postadress.
   
   

5. Vanliga tjänster = vanliga bedrägerier

   Ofta rör bluffakturor tjänster som många företag har, så som annonsering på sociala medier och i sökmotorer. Kontrollera extra noga att det är en riktig aktör som företaget faktiskt anlitat.
   
   

6. Ha rutiner för alla belopp

   Se till att det finns rutiner även för betalningar av mindre belopp. Annars finns en risk att dessa betalas flera gånger.
   
   

7. Var försiktig med telefonavtal

   Om någon ringer och insisterar på att en betalning ska göras eller en faktura ska betalas, tacka aldrig ja direkt. Be om att få ringa tillbaka för att verifiera informationen.

Skaffa dig kontroll

Utforska gärna våra tjänster inom ekonomi, lön, redovisning och rådgivning för att se hur vi kan hjälpa dig. Eller välkommen att kontakta oss för att prata om ditt behov och din målbild – så tar vi fram rätt lösning för dig.

Tjänster

Vi kan hjälpa er med: Ekonomitjänster

Jag vill veta mer