Tips och råd

Slipp pappersarkiveringen med digitala fakturor och kvitton

Johanna Hellström
Med:
insight featured image
Övergången till digital hantering av fakturor och kvitton går snabbt nu. Många vill ha underlag digitalt för att slippa scanna och spara pappersoriginal. Samtidigt får vi fortfarande många fysiska original i pappersformat. Vad gäller? Vår expert Johanna Hellström svarar på vanliga frågor om hantering och redovisning.

- Generellt gäller att om man skannar in fakturor och kvitton som man får i pappersformat behöver man spara dem i pappersform under tre år. Mitt generella tips är att försöka styra om så mycket som möjligt till digitala original för att förenkla hanteringen och slippa spara papperskopior. Sen finns det ju alltid vissa verifikationsserier som kan vara svåra att helt digitalisera, säger Johanna Hellström, auktoriserad revisor.  

Om jag direkt scannar in och sparar en pappersfaktura digitalt, måste jag verkligen spara papperskopian då?

Svaret är både ja och nej. Enligt bokföringslagen får räkenskapsinformation föras över från papper till dator. Vilket ju sker med scanning. Däremot får den mottagna handlingen ändå inte förstöras förrän först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Så min rekommendation är att alltid be om att få fakturan digitalt direkt.

Gäller samma sak med kvitton?

Ja, både anställdas utlägg och företagets egna kvitton omfattas av samma paragraf som ovan. Det är alltså möjligt att fota av eller scanna in kvitton och därmed överföra räkenskapsinformation från pappersform till elektronisk form. Men samma sak gäller med originalet, det måste sparas i tre år.

Hur ska kvitton sparas när medarbetare gör utlägg?

När en anställd gör inköp för företagets/organisationens räkning klassas det som en affärshändelse. Det gäller både om medarbetaren betalt med företagets kort (eller pengar) eller med sitt eget kort (eller pengar). Kvittot ska därför hanteras på samma sätt som om företaget/organisationen själva gjort inköpet. Papperskvitto ska lämnas till företaget för arkivering och elektroniska kvitton ska sparas av företaget/organisationen i elektronisk form.

Ibland händer det att vi får fakturor både i pappersformat och digitalt, vad gäller då?

Om du tar emot en faktura både på papper och i elektronisk form i nära anslutning till varandra, kan du välja hur du vill spara den. Om ditt företag/organisation har valt att hantera leverantörsfakturor elektroniskt behöver pappersfakturan i det här fallet inte sparas. Har ni fortfarande pappersbaserad fakturahantering, väljer ni istället att bortse från den elektroniska fakturan i det här fallet. Men kom ihåg, att om du först tar emot en faktura på papper och scannar in innebär reglerna att ni ska spara papperskopian i tre år.

Grant Thornton Flow

Med Flow får du en komplett digital arbets- och samarbetsyta för ett smartare och enklare företagarliv. En plattform där vi erbjuder verktyg, tjänster och rådgivande innehåll. Allt samlat på en plats via en säker inloggning med BankID.

Upptäck Flow

 

Nyhetsbrev

Kunskap är nyckeln till framgång

Få relevanta nyheter, inspirerande artiklar, tips & råd samt värdefulla webbinarier som bidrar till att ditt företag kan växa och utvecklas.