Tips och råd

Fem tips - så får du en säker löneprocess

Josefine Nilsson Josefine Nilsson

Löneprocessen är den mest omfattande av alla HR-processer i ett företag och med en bra lönehantering kan man både stödja verksamheten och hjälpa till att styra företaget dit man vill. Vår rådgivare Josefine Nilsson delar med sig av sina bästa tips för att få en säker löneprocess på plats.

Lönehanteringen är något som ställer stora krav på företagets HR-avdelning. För att löneprocessen ska fungera på ett säkert sätt är det viktigt att använda rätt systemstöd, ha ett tydligt flöde och använda sig av effektiva rutiner.

Josefine Nilsson, som är ansvarig för lön i region syd på Grant Thornton, ser att det finns många kunder som har problem med att klara utmaningarna när det gäller lönehanteringen.

– Det är ett område som regleras av en mängd lagar och förordningar som det inte är så enkelt att vara expert på som enskild företagare. Det här blev extra tydligt när Coronakrisen medförde en massa nya regler, till exempel när det gäller permitteringar, uppsägningar och avskaffat karensavdrag. Många kunder hör av sig och vill ha rådgivning kring de här frågorna, säger hon.

Bild: Josefine Nilsson, rådgivare inom löneprocesser

Börja med att kartlägga nuläget

För den som vill styra upp löneprocessen är det enligt Josefine Nilsson bra att börja med en kartläggning av nuläget, hur det ser ut på löneavdelningen idag, vad det finns för arbetsprocesser, vilka rutiner som gäller om något blir fel, och hur man säkerställer att det inte blir fel igen

– Bland det som är viktigt är att säkerställa att exempelvis GDPR-regelverket följs genom att det finns dokumentation om hur personuppgifter sparas på bolaget, och att årsvärden som förmåner och andra årsbelopp är uppdaterade enligt praxis.

Utnyttja de digitala möjligheterna

Ett annat tips är att fundera på hur man kan effektivisera löneprocessen genom att utnyttja de nya digitala möjligheterna.

– Idag kan man digitalisera mycket in- och utdata så att man har mallar och filer som enkelt kan läsas in eller tas ut från systemet. I samband med det är det också en bra idé att se över vilka interna rapporter som kan man klara sig utan, det brukar finnas en hel del som kan vara onödiga.

Det är också viktigt att se till att bolaget använder ett lönesystem som är anpassat för den egna verksamheten och att se till att löneavdelningen har rätt utbildning och kompetens. Prioritera gärna vid behov kompetensutveckling genom kurser och utbildningar.

 

Fem tips för att få full kontroll på lönehanteringen:

  1. Lägg tid på en detaljerad processbeskrivning.
  2. Identifiera vilken in- och utdata som kan digitaliseras.
  3. Lägg tid och energi på att göra en översyn av systemen som hanterar löner.
  4. Gör en kunskapsinventering på löneavdelningen.
  5. Säkerställ att löneprocessen följer GDPR.

 

Detta kan Grant Thornton hjälpa till med:

  • Översyn av lönearter, genomgång av samtliga lönearter i löneprogrammet så att de harmoniserar med företagets kollektivavtal eller andra policys och lagar.
  • Genomgång av löneberäkningsrutiner, vi ger tips på hur man korrekt och på bästa sätt utnyttjar programmets olika funktioner.
  • Rutiner kring semester, genomgång av upplägg och semesteravtal, säkerställer att allt ser okej ut i semesterskuld mm.
  • Rapportering via fil till Collectum.
  • Statistik och rapporter exempelvis SCB, Fora, Svenskt näringsliv, vi hjälper er att effektivisera dessa rapporter så att alla inställningar är rätt när rapporterna ska skickas iväg.
  • Årsskiftehantering.
  • GDPR-säkra avdelningen.

Läs även: Så löste företaget Moderskeppet lönehanteringen


Få de senaste nyheterna paketerade i ett mejl     

Prenumerera på våra nyhetsbrev