insight featured image
Pandemin har förändrad arbetslivet på många plan. Vi arbetar på distans, risken för sjukfrånvaro har ökat och många nya lagar och regler har tillkommit som både arbetsgivare och arbetstagare ska förhålla sig till. Allt detta har medfört ett merarbete för de som arbetar med lönefrågor. Men lönen ska utbetalas oavsett vad som händer. Grant Thorntons löneexpert Pernilla Broberg berättar vad du som är löneansvarig bör tänka på för att undvika fallgroparna.

Under året med Corona har det tillkommit en rad nya regler som är till för att stödja både arbetsgivare och arbetstagare. Det är till exempel regler om kortidsstöd, omställningsstöd, samt ersättning för sjuklönekostnader. Men reglerna ändras ofta så det är viktigt att hålla sig uppdaterad. Detta gäller framförallt villkoren för kortidsstöd.

- Det är många villkor som ska uppfyllas och om hanteringen inte sker korrekt kan det leda till att ansökan om stöd avslås, säger Pernilla Broberg.

Ett beslut går att överklaga men det är långa processer. Dessa tar tid och det kan påverka både lönsamhet och resultat.

Håll dig uppdaterad

Hur ska den som är löneansvarig då göra för att hålla koll på alla regler och förändringar? Inte bara de som instiftas på grund av Corona, utan dessutom alla ordinära regler och avtal.

- Nu under pandemin tycker jag att det är bra att ha som rutin att minst en gång i veckan checka av vad som skrivs på Tillväxtverket, Regeringens, Försäkringskassan och Skatteverket. Deras hemsidor uppdateras regelbundet med den senaste informationen, säger Pernilla Broberg.

Underlätta löneprocessen

Det är också viktigt att säkerställa att löneprocessen inte stannar upp vid sjukdom.

- Se därför till att det finns aktuella och tydliga rutin- och processbeskrivningar på plats som beskriver exakt hur processen går till. Finns det inte kollektivavtal är det bra att skriva ner allt i en personalhandbok, säger Pernilla Broberg.

Större bolag har ofta ett team som backar upp vid frånvaro, men det är viktigt att även attesterande chefer har en backup.

- Är du ensam löneansvarig är det bra om fler är insatta i lönearbetet. Du kan ofta få hjälp från berörda myndigheter men det kan ta tid att få svar. Fördelen vid outsourcing är att det alltid finns en backup, och att allt flyter på oavsett vad som händer samt att aktuella avtal, lagar och regler alltid följs, säger Pernilla Broberg.

5 tips som säkrar löneprocessen under pandemin

1. Bevaka aktuella hemsidor regelbundet för att säkerställa att du har koll när regler kring stöd och ersättning ändras.

2. Uppdatera rutiner och processer – en eventuell ersättare måste veta vad som ska göras.

3. Säkerställ att det alltid finns en backup som kan sköta lönerna om någon blir sjuk.

4. Se till att alla system går att nå så att de inte bara finns lokalt på någons dator eller i hemmet och att till exempel bankdosor finns tillgängliga.

5. Ta hjälp – en outsourcingleverantör kan ge en trygghet och se till att allt flyter på och att regler efterlevs.

 

Kunskap är nyckeln till framgång

Få relevanta nyheter, inspirerande artiklar, tips & råd samt värdefulla webbinarier som bidrar till att ditt företag kan växa och utvecklas.

Prenumerera på våra nyhetsbrev