Bättre beslut med ordning och reda

Resultaträkningen visar hur företaget går medan balansräkningen visar hur företaget mår. Båda två är, rätt använda, effektiva verktyg för beslutsfattande, menar Monika Lindberg och Joanna Antonson, auktoriserade redovisningskonsulter hos Grant Thornton. Här delar de med sig av hur man skapar bättre beslutsunderlag för att förbättra lönsamheten och tillväxten i bolaget.

Den traditionella resultat- och balansrapporten räcker ofta inte för att ge de underlag bolaget behöver för att kunna fatta rätt beslut och driva sin verksamhet på ett optimalt sätt. För att rapporterna ska fungera som beslutsunderlag måste man avgöra vilka uppgifter som är viktiga att följa, det vill säga verksamhetens nyckeltal. Det gäller också att visa det som är relevant för respektive användare.

– Många bolag arbetar med kompletta och detaljerade rapporter, men det är inte alltid nödvändigt. Vi konsulter har en viktig roll när det gäller att hjälpa bolagen att hitta vad de behöver för att fatta beslut. Man kan exempelvis ta ut rapporter för hela företaget, uppdelat per avdelning eller per produkt. Det sistnämnda kan bland annat visa om det finns produkter som inte täcker sina kostnader, säger Joanna.

– Vi kan bidra till att göra materialet mer lättillgängligt. Bokföringsprogrammen har funktioner för att presentera siffrorna i diagram och grafer. Då blir  materialet mer lättöverskådligt och intressant. Det kan också presenteras på olika sätt beroende på vem mottagaren är, vad syftet med rapporten är för personen
och vilken kompetensnivå hon eller han har när det gäller att tyda ekonomisk rapportering, säger Monika.

Hon påpekar att för många säger balans och resultat inte så mycket, och det är inte alltid man vågar fråga.

– Då blir besluten chanstagningar. Det är också viktigt med ordning och reda så att allt bokförs rätt. Vi har sett exempel där styrelsen har utgått ifrån
rapporter de trodde var ok men som senare visade sig vara felaktiga. Hade de haft korrekt information hade de fattat annorlunda beslut; sådant kan få stora effekter.

Spara underlagen rätt
Monika och Joanna berättar att allt fler företag, både nystartade och etablerade, väljer att hantera sitt bokföringsmaterial digitalt.

Oavsett om materialet finns på papper eller digitalt så måste det förvaras på ett betryggande sätt, det får inte förstöras eller försvinna. Elektronisk räkenskapsinformation ska säkerhetskopieras.

– Vi förordar att man jobbar så digitalt som möjligt. Det är både effektivare och säkrare. Men det är viktigt att hålla reda på vad som gäller: Enligt bokföringslagen är du skyldig att bevara material så som du tar emot det. Om du får pappersfakturor från en leverantör kan du naturligtvis skanna dem för att underlätta hanteringen, men pappersoriginalet får förstöras först från och med fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

– Den digitala kopian ska sparas i sju år. Samma sak, men omvänt, gäller om du får en digital faktura men hellre vill arbeta med papper. Digitalfakturan kan då skrivas ut, men du måste spara det digitala originalet i minst fyra år och papperskopian i sju år, säger Joanna.

Ordning och reda – gemensam nämnare för Gaseller
Enligt en undersökning som tittade på gemensamma nämnare för bolag som blivit Gasellföretag flera år i rad, var en viktig parameter ordning och reda. Värdet  av det ska inte underskattas, det gäller kanske i synnerhet i växande bolag – det är viktigt att ha rutinerna på plats när mycket fokus läggs på tillväxten. Monika uppmanar företagen att verkligen tänka till när de tecknar avtal med leverantörer, partners och kunder. Om avtalen är i ordning blir arbetet mer effektivt, det blir ingen stor grej av varje fråga.

Tyvärr är det inte ovanligt att avtal saknas helt, att de har "kommit bort" eller är ofullständiga, till exempel inte  påskrivna av alla partner. Det gäller också att hålla reda på när de går ut för att teckna nya. Ett relativt vanligt misstag är att missa att säga upp hyreskontrakt när man ska lägga ner en verksamhet.

– Lägg tid på att låta avtalen omfatta så mycket som möjligt som kan inträffa. Det bör också finnas möjlighet till flexibilitet, särskilt för tillväxtföretag. Det går till exempel att bygga in en rabatt-trappa när man går över till större volymer. Och för ett litet företag kan det vara viktigt att avtala om att underleverantörerna
ska få betalt först när kunden har betalat. Underskatta inte avtalens betydelse – det är enligt de reglerna ni ska samarbeta. Man bör ha eller anlita juridisk  kunskap när avtalen skrivs, säger Joanna.

Med nedskrivna rutinbeskrivningar för hur saker ska hanteras vet alla vad de ska göra och vilka som är ansvariga. Med klara rutiner blir det lättare att rycka in om någon blir sjuk eller tar semester. Joanna varnar för att bli beroende av en person.

– Det innebär en ökad risk, det ska inte vara en som vet allt. Vi ser ibland att den person som har haft allt i huvudet försvunnit snabbt – då uppstår givetvis panik i bolaget. Man ska också lägga in kvalitetssäkring om en person hanterar till exempel alla leverantörsfakturor. Bygg in kontroller för att upptäcka
omedvetna felaktigheter såväl som rent fusk.

– Oavsett hur man har sin administration organiserad, med egen personal eller outsourcad, är det bra att ta hjälp av en utomstående att titta igenom så att man inte blir hemmablind. Se över rutiner, om man jobbar effektivt och rätt eller om det finns bättre sätt, avslutar Monika.