Branschnyhet

Så bokför du Swish-betalningar

Josefine Fors Josefine Fors

Fler och fler betalningar sker digitalt, så också inom Ideell sektor. Många föreningar och organisationer använder till exempel Swish. Josefine Fors reder ut hur du bokför betalningarna.

Räknas Swish som kontant betalning eller som kortbetalning?
Enligt Bokföringslagen likställs en Swish-transaktion med en kontokortsbetalning.

En Swishbetalning som är en betalning för en försäljning exempelvis av profilartiklar eller begagnade varor ska normalt registreras i ett kassaregister och omfattas därmed av Skatteverkets kontrollagstiftning om kassaregister.

Hur ska man bokföra en betalning via Swish?
Samma regler gäller för organisationer och föreningar som för företag. Om organisationen har försäljning som dokumenteras i en gemensam verifikation, vanligtvis genom att den registreras i ett kassaregister som dokumenteras genom ett z-utslag, är det viktigt att försäljningen specificeras utifrån betalningsmedel.

Om du mottagit betalningar via elektroniska betalningsmedel, såsom kontokort, finns en separat sammanställning över de här försäljningarna i den gemensamma verifikationen. I kassalådan ligger då kontokortsslippar från betalningarna. Därmed motsvaras försäljningsbeloppet med innehållet i kassalådan.

En betalning med Swish genererar dock inte något sådant underlag eftersom överföring görs direkt mellan två konton. Swish-betalningar behöver därför en egen knapp i kassaregistret som en slags förklaring till varför det inte finns varken pengar eller annat bevis för att betalning faktiskt har gjorts. Ett annat men inte lika säkert alternativ är att föra en manuell förteckning över Swish-betalningarna, som då ska finnas i kassalådan eller i nära anslutning till kassaregistret.

När det kommer till bokföring av en Swish-transaktion så likställs den med en kontokortsbetalning. Beroende bland annat på företagets omsättning kan du då senarelägga bokföringen med 50 dagar eller ibland ännu längre efter utgången av den kalendermånad/kvartal som försäljningen inträffade. Men oavsett när bokföringen görs måste verifikationerna hållas i ordning i avvaktan på att den genomförs.

Med Swish får man ju inget kvitto, måste man inte ge det? 
Jo, ett kvitto ska man alltid få om företaget man handlar av har ett certifierat kassaregister.

Organisationer med liten försäljning (försäljning som inte överstiger fyra prisbasbelopp under ett år) omfattas inte av kontrollagstiftningen om kassaregister. Även organisationer som inte har kassaregister ska upprätta en verifikation per transaktion. Kvittot eller fakturan ska ha ett unikt nummer som lämpligen anges på Swish-betalningen.

Den bekräftelse man får i Swish:s egen mobiltjänst är inte ett kvitto och ej heller ett godkänt underlag som verifikat. Den är bara en bekräftelse på själva transaktionen. Betalningen framgår av kontoutdraget så det kan användas som verifikation till kassaredovisning. Om det inte finns ett kassaregister så ska det finnas en faktura/ett kvitto att koppla betalningen till och som då utgör verifikationen.

Sammanfattning

  • En Swish-transaktion likställs med en kortbetalning vid bokföringen
  • Samma regler gäller för organisationer och föreningar som för företag
  • Om du har kassaregister behövs antingen en egen knapp eller manuell förteckning
  • Bekräftelsen i Swish-appen är inget kvitto eller godkänt underlag som verifikat


Få de senaste nyheterna paketerade i ett mejl     

Prenumerera på våra nyhetsbrev