Spar tid med digital redovisning

– Fota kvittot med din smartphone

- Om jag skulle tvingas gå tillbaka till det gamla sättet att hantera kvitton skulle jag sluta representera. säger Robert Andersson på Automatic Alarm skämtsamt om hur han uppfattar Grant Thorntons tjänst för kvittohantering.

Att Robert Andersson, säljansvarig på Automatic Alarm, är såld på tjänsten för kvittohantering går inte att ta miste på. Vad är det då som gör tjänsten så bra?

- Just det här att du kan registrera kvittot på en gång genom att fota det med din smartphone. Det gör en otrolig skillnad mot det 'gamla' sättet att hantera kvitton på.Bild: Robert Andersson, Michael Lagerström och Andreas Bergström på Automatic Alarm

Automatisk bokföring
Robert Andersson berättar att han brukar använda tjänsten i två steg. Direkt efter en kundlunch eller liknande fotar han kvittot och lägger till kommentar och namn på de som var med. När han samlat på sig några kvitton loggar han in från datorn och går igenom dem i lugn och ro, stämmer av beloppen och anger vad som köpts. Sedan skickas de elektroniskt vidare för automatisk bokföring.

Det som Robert beskriver som en befrielse är att slippa det manuella jobbet med att skriva på baksidan av varje kvitto, häfta fast dem på A4-papper och skicka in för redovisning.

- Det spar otroligt mycket tid! Förr kunde jag vänta 2-3 månader med att ta itu med den ständigt växande kvittohögen, och det var alltid en huvudvärk att reda ut den, säger han.

Det enda manuella moment som nu finns kvar är att du fortfarande måste spara kvittot.

- Men det räcker att man lägger dem i en plastmapp, jag behöver inte sortera på det sättet jag behövde innan jag kunde kvittoredovisa via Webbkontoret, säger Robert Andersson.

Digitala verktyg
Webbkontoret är en plattform som samlar en rad digitala ekonomitjänster, till exempel hantering av leverantörsfakturor och kundfakturor, tidrapportering, löner och reseräkningar. Robert Andersson och Automatic Alarm har använt Webbkontoret sedan 2011, då deras ekonomiansvariga började jobba på Grant Thornton. De följde med henne och har henne fortfarande som rådgivare.

- Det var hon som rådde oss att börja använda Webbkontoret och det är vi superglada för. Hela vår ekonomiska styrning ligger numera hos Grant Thornton. Den löpande bokföringen hörs vi om flera gånger i veckan och revisorn stämmer vi av med varje månad.

Tjänster som underlättar i vardagen
Automatic Alarm använder bland annat Webbkontoret för att attestera leverantörsfakturor och skicka elektroniska fakturor.

- Det underlättar vårt jobb på många sätt, dels genom att allt ligger samlat men också att man kan sköta administrationen från den plats men befinner sig på och inte måste göra det från kontoret. Sedan är det så smidigt att Webbkontoret har en integration till vårt egna CRM-system i vilket vi registrerar våra service-uppdrag. När vårt CRM-system meddelar att ett uppdrag är slutfört så går det automatiskt till Webbkontoret för fakturering, säger Robert Andersson.