Skattenyhet

Fler branscher måste registrera personal

Anneli Wahlgren Anneli Wahlgren

Fler branscher kommer omfattas av krav på personalliggare från och med första juli 2018. Företag som för bok för hand måste tänka till för att svara upp mot både Skatteverkets och GDPRs regler.

Till sommaren kommer det bli aktuellt för företag inom fordonsservice, kropps- och skönhetsvård samt livsmedels- och tobaksgrossister att föra bok över vilken personal som arbetar och när de är på plats.

- De företag som i dag har ett digitalt system bör stämma av med Skatteverket att det är giltigt vid en kontroll. De som i stället har uppgifterna nedtecknade för hand kan behöva se över hur detta går till och hur och var liggaren förvaras, berättar Anneli Wahlgren, som är auktoriserad lönekonsult hos Grant Thornton.

Måste finnas på plats i lokalen
- Om de har en fysisk bok där de anställda registreras med namn, personnummer och när de arbetat, så måste den finnas tillgänglig i den lokal som personalen arbetar om det blir inspektion, säger Anneli.

Det finns fall från andra branscher där personalliggare redan är ett krav, då boken inte funnits på plats vid en inspektion. Ägaren kan ha tagit hem den, eller så har det funnits en bok som omfattat personal som arbetar på olika platser. Det är alltså inte tillåtet och kan leda till böter. Boken kan fås kostnadsfritt från Skatteverket.

Personalliggare och GDPR
En fråga som uppkommer med det nya kravet är hur väl en fysisk bok med personuppgifter rimmar med GDPR.
- Om boken används för ändamålet, det vill säga att den är grund för skattekontroll och förvaras på ett betryggande sätt, så ska den svara upp mot GDPR-kraven, säger Conny Svensson, nationell samordnare på Skatteverket.

Boken får inte användas som stämpelklocka. "En betryggande förvaring" är enligt Conny Svensson att boken inte exponeras på ett sätt så att vem som helst kommer åt den.

I personalliggaren måste från och med första juli även näringsidkaren och närstående familj skriva in sig, om de arbetar i verksamheten. Bedrivs det olika verksamheter i samma lokal måste alla som arbetar i lokalen registreras i personalliggaren.