Nyhet

Stoppa tidstjuvarna!

Tidstjuvar är saker som får dig att göra något annat än det du hade planerat. En av de vanligaste tidstjuvarna är e-posten. Det är lätt att tappa koncentrationen varje gång det plingar till i mejlboxen: Man avbryter det man höll på med för att se om det var något viktigt, funderar på om man behöver svara och i så fall vad man ska skriva. Därtill kommer den underliggande stressen i att inte kunna överblicka inkorgen.

– Många upplever e-post som en tidstjuv, men med metoder som "GTD" (Getting Things Done) eller "Inbox Zero" kan du få struktur på din inkorg, säger Anthon Nilsson, systemanalytiker på Grant Thornton.

Anthon påpekar att eftersom mejlanvändandet  skiljer sig mycket åt mellan olika yrkesroller och personer gäller det att hitta ett system som fungerar för just dig. Men det finns generella tips:

  • Stäng av notiser och ljud.Bild: Anthon Nilsson, systemanalytiker
  • Avsätt tid för att kolla din e-post,till exempel en gång i timmen eller tregånger per dag, och bearbeta då inkorgen tills den är tom. Inkorgen är till förnya mejl och ska inte fungera som en att göra-lista.
  • Kategorisera/tagga mejl som du vill kunna hitta lätt via sökfunktionen.
  • Säg upp dig från automatiska e-postutskick och nyhetsbrev, det finns ofta en länk längst ner i mejlet.
  • Skapa regler i e-postprogrammet för att automatiskt sortera mejl i olika mappar.

En regel är en inställning för hur e-postprogrammet ska hantera en viss typ av mejl, till exempel att brev vars avsändare eller ämnesrad innehåller ordet nyhetsbrev ska läggas direkt i en separat mapp istället för att hamna i den vanliga inkorgen. Ett annat exempel på hur regler kan användas är att alla mejl där du inte är den huvudsakliga mottagaren, utan du får som "kopia till", flyttas till en särskild mapp för att på så sätt få en slags automatisk prioritering av dina inkomna mejl. När du har satt en regel för den inkommande e-posten kan du tillämpa den även på brev som redan ligger i inkorgen.

– Regler är väldigt användbara, men man ska vara lite försiktig med hur man använder dem. Sätter du för breda regler riskerar du att brev "försvinner" (även om de går att hitta med programmets sökfunktion). Man måste vara väldigt specifik när man sätter en regel, säger Anthon.

Skapa att göra-listor
Många e-postprogram har funktioner för att skapa att göra-listor/uppgiftslistor eller föra över mötesförslag till kalendern.

– Att göra- eller uppgiftslistor kan du använda för mejl du inte hinner svara på just nu. Lägg in dem i prioritetsordning. Just att strukturera och prioritera måste många bli bättre på. Stresskänslor orsakas ofta av att man har en odefinierad hög med uppgifter som far runt och att man har för många uppgifter att hålla i huvudet. Om man inte strukturerar börjar man kanske i fel ände. Eller så börjar man göra flera saker samtidigt, tappar fokus och får mindre gjort. Om man gör en odefinierad uppgift tydligare genom att "stycka elefanten i smådelar" så känns den mindre överväldigande. Stressen försvinner ofta när du har koll på läget, säger Anthon.

Varför är det då så svårt att ta tag i e-poströran?

– Delvis handlar det kanske om att man är van vid att jobba "fel" och använda inkorgen som en att göra-lista. Men om du har ett vanligt postfack går du ju inte dit och bläddrar i pappren, plockar det du behöver för tillfället och lämnar resten. Du tittar, kastar det som du inte vill ha eller behöver, agerar på det som behövs och lägger sådant som är mer tidskrävande eller mindre akut i ett hörn på skrivbordet och tar hand om det senare under dagen. På samma sätt kan du agera med e-posten.

Sätt en gräns på tre månader
Om du vill gå igenom och rensa bland befintliga mejl i inkorgen är det knappast någon idé att gå igenom sådant som är tre månader eller äldre. Lägg det i en mapp som du döper till "senare" och ta itu med dem om du har tid över. Gå sedan igenom de senaste tre månadernas mejl. Använd dig av de fem stegen längst ned i nyheten.

– Att rensa tre månaders mejl, eller kortare tid än så om man lägger mer i senare-mappen, är absolut överkomligt. Vill man så kan man dela upp jobbet i ett par sittningar. Samtidigt har du förhoppningsvis redan börjat om på nytt med hur du hanterar din inkommande e-post och slipper hamna i samma situation igen, avslutar Anthon.

5 steg för att sortera

När din avsatta tid för att gå igenom e-posten infaller finns det fem frågor du kan ställa dig som gör det lättare att agera på eller fatta beslut om varje mejl:

Agera
Är det något du kan göra nu? Gör det direkt.

Svara
Kräver mejlet ett svar? Om ja, och det tar mindre än två minuter att svara, gör det med några korta
rader.

Släng
Om du inte behöver agera och inte kommer att ha nytta av mejlet i framtiden, ta bort det. Om du kan återanvända mejlet, eller behöver det för framtida referens, kategorisera det och arkivera det i en mapp, då kan du söka upp det senare.

Delegera
Är du rätt person för detta? Om inte, delegera. Behöver mejlet följas upp? Lägg in en påminnelse
i kalendern eller flytta det till en specifik mapp som du går igenom regelbundet.

Skjut upp
Saker du inte behöver göra just nu, och som kräver mer tid från dig, kan du skjuta upp. Lägg det på din att göra-lista, ange prioritet och gå igenom listan regelbundet.